Cualificación mínima: Título universitario
Experiencia mínima: 2 años
Tipo de contrato: Indefinido a tiempo completo
Fecha de inicio: Enero 2026
Rango salarial: €20,000 - €22,000/ brutos año
El/la Coordinador/a de Admisiones apoya todo el proceso de matrícula, incorporación, eventos y experiencia de las familias en Xabia International College (XIC). El rol garantiza un recorrido de admisiones fluido, bien organizado y coherente, permitiendo que los Directores de Escuela y los Directores Académicos se centren en la creación de relaciones, entrevistas y visitas.
Reportando a los Directores de Escuela y trabajando estrechamente con los equipos de Marketing y Admisiones del Grupo, el/la Coordinador/a de Admisiones actúa como el eje operativo de la función de admisiones — coordinando procesos, manteniendo la exactitud de los datos, organizando eventos, facilitando la comunicación y asegurando que las familias se sientan acompañadas e informadas en cada etapa.
El puesto requiere un equilibrio entre precisión operativa, comunicación cálida y colaboración sólida con los equipos del colegio.
Coordinación de Admisiones y Gestión de Procesos
* Apoyar el cumplimiento de los objetivos anuales de captación y retención asegurando que cada consulta, solicitud y paso del proceso de incorporación se gestione de forma eficiente y se realice un seguimiento puntual y personalizado.
* Coordinar el recorrido completo de admisiones — desde la primera consulta hasta la incorporación — asegurando que todos los pasos sean fluidos, coherentes y alineados con los valores y promesas de XIC.
* Implementar y monitorizar puntos de contacto estructurados para la retención (seguimientos de onboarding, chequeos con familias, registro de feedback, indicadores de alerta temprana), escalando cualquier preocupación a los Directores de Escuela cuando sea necesario.
* Gestionar la programación de visitas, la logística de entrevistas y la coordinación de recorridos para que los Directores puedan centrarse en interacciones personalizadas con las familias.
* Garantizar el cumplimiento de las políticas, plazos y estándares de calidad del proceso de admisiones.
* Apoyar la administración relacionada con la retención (seguimiento de retiradas, feedback de familias, seguimiento de nuevas familias).
Experiencia de las Familias y Eventos de Admisiones
* Ser el primer punto administrativo de contacto para las familias potenciales, ofreciendo una comunicación cálida, clara y profesional.
* Preparar itinerarios de visita personalizados y comunicaciones posteriores que hagan que las familias se sientan guiadas, bien atendidas y bienvenidas.
* Coordinar todos los eventos relacionados con admisiones, incluidos Open Days, Welcome Mornings, jornadas de prueba y sesiones de orientación para nuevas familias, asegurando que estén bien organizados, sean acogedores y estén alineados con los estándares de experiencia del cliente de XIC.
* Apoyar el diseño y la entrega de las principales experiencias de onboarding para que las familias se sientan seguras, conectadas y acompañadas en su transición a XIC.
* Garantizar transiciones fluidas entre los puntos de contacto operativos y los momentos relacionales dirigidos por los Directores de Escuela.
* Actuar como guardián/a de la experiencia de admisiones, asegurando que cada etapa refleje los valores de cuidado, claridad, personalización y atención al detalle.
Alcance Externo y Relaciones Institucionales
* Coordinar actividades de alcance con guarderías colaboradoras, colegios locales, empresas, agencias de reubicación y socios comunitarios para fortalecer el flujo de admisiones.
* Mantener un calendario de visitas, presentaciones y oportunidades de participación para mejorar la visibilidad y presencia local de XIC.
* Preparar materiales, informes y comunicaciones posteriores para acciones de alcance externo.
* Colaborar con los Directores de Escuela y el equipo de Marketing para asegurar que todos los mensajes externos estén alineados con la identidad, los valores y las prioridades de matrícula de XIC.
* Gestionar el CRM (Open Apply) para garantizar un seguimiento preciso de consultas, solicitudes, matrículas y métricas de retención.
* Mantener paneles de control y proporcionar informes periódicos sobre indicadores clave (estado del pipeline, tasas de conversión, feedback de padres).
* Garantizar el cumplimiento de los requisitos de protección infantil, procesos de visado y regulaciones de protección de datos.
* Apoyar la evaluación de iniciativas de marketing y captación a través de datos limpios y análisis accionables.
Apoyo Digital y de Comunicaciones
* Colaborar con el equipo de Marketing para mantener el contenido relacionado con admisiones (sitio web, prospecto, plantillas de correo electrónico) actualizado y preciso.
* Asegurar que las comunicaciones sean claras, coherentes en tono y orientadas a apoyar a las familias en su recorrido.
* Coordinar con Marketing el seguimiento de consultas, el rendimiento de campañas y las estrategias de seguimiento impulsadas por el CRM.
* Trabajar estrechamente con los equipos académico, pastoral, de operaciones y financiero para asegurar que las familias reciban información y apoyo coherentes en todos los puntos de contacto.
* Compartir buenas prácticas con colegas del grupo para fomentar procesos alineados y eficientes.
* Apoyar a los Directores de Escuela en la planificación de matrículas y en la comunicación de prioridades de admisiones.
* Representar a XIC con profesionalidad y cuidado, reflejando sus valores de educación bilingüe, internacionalismo y compromiso comunitario.
El éxito en este rol se medirá por:
* Cumplimiento de los objetivos de matrícula, apoyado por un seguimiento puntual, un procesamiento preciso y una coordinación de admisiones de alta calidad.
* Contribución a la retención de estudiantes mediante una administración eficaz del onboarding y el seguimiento de indicadores de alerta temprana.
* Precisión y fiabilidad de los datos de consultas, solicitudes y matrículas en Open Apply, asegurando informes fiables para la previsión.
* Satisfacción de los padres con el proceso de admisiones, medida mediante feedback sobre claridad, comunicación, capacidad de respuesta y apoyo en la incorporación.
* Informes puntuales y precisos sobre el estado del pipeline, seguimiento de conversiones y perspectivas relacionadas con la retención.
Formación y Experiencia
* Título universitario o experiencia profesional equivalente, idealmente en admisiones escolares, atención al cliente, hostelería u otro entorno de atención al cliente.
* Experiencia apoyando procesos de captación, incorporación, admisiones o experiencia del cliente en un entorno educativo o de servicios.
* Comprensión de los procesos de admisiones, principios de experiencia familiar y fundamentos de gestión de relaciones.
* Experiencia trabajando con múltiples equipos o stakeholders (valorable).
* Dominio del uso de sistemas CRM y herramientas digitales para gestionar consultas e informes.
* Fuertes competencias en organización de datos e informes; capaz de mantener registros precisos.
* Familiaridad con protección infantil, procesos de visado y cumplimiento de protección de datos (se puede ofrecer formación).
* Excelente capacidad organizativa y atención al detalle; capaz de gestionar múltiples tareas con profesionalidad y cuidado.
Habilidades y Cualidades Personales
* Imprescindible dominio de inglés y español.
* Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación; cómodo/a relacionándose con familias de diversas culturas.
* Sólida capacidad operativa, con habilidad para planificar, priorizar y entregar con consistencia.
* Enfoque colaborativo y empático que genera confianza entre los equipos.
* Serenidad bajo presión; capaz de manejar conversaciones sensibles con discreción y tranquilidad.
* Alto sentido de responsabilidad, iniciativa y compromiso con la mejora continua.
* Integridad, profesionalidad y alineación con el espíritu de cuidado, comunidad y excelencia de XIC.
Líneas de Reporte
* Reporta a: Directores de Escuela
* Colabora con: Director/a de Marketing y Admisiones del Grupo; Director/a Regional de Marketing
* Ubicación: Xabia International College (Javea)
#J-18808-Ljbffr