Puesto: Asistente de grupo (sustitución maternidad)
Área o grupo de investigación:
Advanced Electronic Materials and Devices
Principales tareas y responsabilidades:
El candidato seleccionado proporcionará apoyo y asistencia al Group Leader y a la administración del Grupo de "Advanced Electronic Materials and Devices "(AEMD) del ICN2.
Concretamente, el Asistente de Grupo se dedicará principalmente a:
* Asistencia diaria al Group Leader y al resto del grupo.
* Asistir a las reuniones, preparando agendas y registrando actas, haciendo un seguimiento de las acciones, priorizando según corresponda.
* Completar proyectos y asignaciones especiales estableciendo objetivos; determinar prioridades; administrar el tiempo de manera efectiva; cooperar con otros; participar en la resolución de problemas y monitorear el progreso.
* Manejar información confidencial y mantener la confidencialidad de todos los asuntos personales y corporativos.
* Comprometerse con múltiples partes interesadas, interna y externamente, utilizando el juicio y la discreción.
* Ser responsable de administrar la agenda de manera proactiva, programar citas y reuniones ejecutivas, mantenimiento del calendario para el grupo, responder / filtrar llamadas telefónicas y preparar informes de gastos.
* Preparar presentaciones ejecutivas, hacer arreglos de viaje y coordinar el trabajo administrativo dentro del departamento/división, trabajando con otros departamentos/divisiones y empresas.
* Supervisar la organización de actividades como visitas ejecutivas, actividades de equipo, reuniones de equipos, específicamente con universidades para coordinar el seguimiento de doctores y estudiantes de doctorado (defensa de tesis, seguimiento de estudiantes, etc.)
* Seguimiento de las actividades del Grupo AEMD (miembros del equipo, tesis, publicaciones, actividades del grupo, patentes y otros)
* Asistencia al equipo para el acceso a las instalaciones científicas, matrículas de doctorado, solicitud de vacaciones, etc.
* Asistencia para la preparación de vacantes / puestos, recopilación de documentos para solicitudes de acceso abierto, recopilación de facturas para justificaciones de proyectos, etc.
* Gestión del sitio web del grupo y actualización del canal de redes sociales del grupo.
Requisitos:
* Educación:
Ciclo Formativo de Grado Superior en administración, secretaría.
* Conocimientos y experiencia profesional:
2 años de experiencia equivalente trabajando en un entorno similar de ritmo rápido con experiencia relevante comprobada en el apoyo a la gerencia de alto nivel.
Un historial comprobado con logística de viajes, programación, seguimiento, ejecución, habilidades de presentación, gestión de reuniones, relación con el cliente.
Se valorará la experiencia en centros de investigación
Se valorará la experiencia internacional.
Se valorará la experiencia en WordPress
* Competencias
:
B2 en inglés. La fluidez en inglés hablado y escrito es obligatoria.
Catalán y/o castellano con fluidez, tanto hablado como escrito.
Fuertes habilidades organizativas y capacidad para priorizar múltiples tareas con una gran atención a los detalles. Mentalidad de mejora de procesos y aptitud para resolver problemas complejos de manera creativa y efectiva.
Alto nivel en Microsoft Office (Outlook, Word, Excel y Power Point), Adobe Acrobat y plataformas web de redes sociales. Fuertes habilidades interpersonales y la capacidad de construir relaciones con las partes interesadas clave. Alto nivel de confidencialidad, integridad y fiabilidad.