Acerca de la Empresa:Anpora España forma parte de un grupo inmobiliario global con presencia en Europa, América y Asia.
El equipo de la oficina de Madrid está principalmente dedicado a la gestión de activos y operación de la cartera hotelera del grupo en España, así como a la gestión de activos de terceros, incluyendo oficinas y espacios comerciales.Objetivo del cargo: Buscamos un/a Asistente Ejecutivo/a con una excelente presentación profesional, capaz de proporcionar un amplio apoyo administrativo al equipo con sede en Madrid, así como gestionar la oficina local.
Se integrará a un equipo reducido de 10 personas, trabajando estrechamente con todos los miembros y reportando al Responsable Financiero de la compañía.Responsabilidades:Gestión de viajes: agendas, reservas de vuelos, trenes, alojamientos y traslados.Apoyo administrativo en relación con consultas de asesores legales y contables externos.Control de gastos de viaje por proyecto y elaboración de informes mensuales para fines administrativos y contables.Gestión de contratos y negociaciones de precios con proveedores de oficina, prestadores de servicios y arrendador del espacio de oficina.Gestión del presupuesto general y administrativo (G&A;) de la oficina, asegurando la presentación precisa y puntual de informes, así como el procesamiento de facturas.Organización de las operaciones y procedimientos de la oficina.Asegurar que la oficina esté siempre limpia, ordenada y provista de suministros necesarios.Mantener las condiciones del espacio de trabajo y coordinar las reparaciones necesarias.Coordinar con los proveedores de TI y telecomunicaciones para garantizar el correcto funcionamiento.Registrar y hacer seguimiento de incidencias y solicitudes al arrendador del espacio de oficina.Gestionar la correspondencia y consultas.Coordinación con los proveedores de servicios de instalaciones, incluyendo limpieza, catering y seguridad.
- Recibir y atender a empleados, clientes y visitantes externos.Archivo electrónico de documentación y mantenimiento de registros físicos.Garantizar que las políticas de salud y seguridad estén actualizadas.Asistencia al área de RRHH y Finanzas, manteniendo los registros de personal actualizados, coordinando entrevistas y actualizando documentos financieros.Responsable de revisar y procesar las facturas mensuales recibidas por la empresa, asegurando su exactitud y envío puntual al equipo de contabilidad.
Esto incluye la generación de órdenes de compra (POs), el seguimiento de las aprobaciones y la preparación del listado mensual de pagos para su aprobación por parte de la dirección.Requisitos:Los candidatos deben ser fluidos en español, poseer sólidas habilidades de comunicación verbal y escrita, idealmente haber completado estudios administrativos o de secretariado y sentirse cómodos manejando el paquete Microsoft Office (especialmente Excel).
Se requiere al menos 1 año de experiencia previa en un puesto similar o comparable.
Se valorarán conocimientos administrativos y contables.Se valorará positivamente un nivel de ingles intermedio.Beneficios:Plan privado de salud.Plan de pensiones.Gimnasio.Esta oferta está considerada inicialmente para ser un rol de sustitución por 6 meses, por medio de contrato a plazo.