MARLEX selecciona para importante multinacional de IBEX un/a Secretaria Assistant de Departamento Comunicación Interna (Inglés Avanzado)
Misión: Dar soporte administrativo y técnico a la dirección y a la función de comunicación interna.
Realizar, de manera autónoma, tareas administrativas básicas y procesamiento informático de la documentación relativa a su unidad/departamento.
Son responsables de proveer de servicios de secretaria y otros servicios administrativas y operativas a la organización. Las actividades incluyen: recoger, registrar, clasificar y archivar información, manejar el correo y agendas, preparación de viajes, organizar reuniones, respuesta a consultas de empleados. También incluye la recepción, llamadas telefónicas/centralita y dar la bienvenida a los visitantes. Se incluyen también servicios de envíos/logística, y apoyo en eventos y tareas de traducción.
Funciones:
* Agenda Directores. Cerrar y convocar reuniones en coordinación con los Directivos y las distintas unidades del negocio, priorizando en función de la urgencia e importancia de los temas a tratar.
* Organización reuniones internas y externas (clientes, proveedores, etc.)
* Conferencias internacionales.
* Eventos: invitaciones a las convocatorias de comunicación interna. Confirmaciones y control de asistencia.
* Reserva de salas y supervisión de necesidades y catering.
* Gestión de pedidos y facturas. Manejo de herramienta interna. Contacto con proveedores, coordinación con el área de compras, resolución de incidencias y seguimiento de presupuesto.
* Organización viajes Directores y equipo.
* Realizar las peticiones de vuelos y hoteles a través de la herramienta corporativa AMEX.
* Asegurar opciones más económicas previa aprobación del viaje
* Gastos Directores. Gestión a través de SAP Concur.
* Gestión coches (renovaciones, cambios, taller).
* Coordinación vacaciones de equipo y días de teletrabajo.
* Gestión básica de contenidos.
* Publicación de contenidos regulares o básicos en la intranet.
* Formatos y traducción de presentaciones y comunicados.
* Supervisión del buzón genérico de Comunicación Interna.
* Pedido de material de oficina para el departamento (tarjetas de visita, materiales impresos, etc....)
* Gestión documental y archivo de materiales del departamento.
* Atención a visitas tanto internas como externas:
* Solicitud procedimiento con área de seguridad. Recepción y despedida.
* Atenderles mientras dure la visita.
* Atención telefónica (Filtrar llamadas dirigidas a los Directivos, pasar notas de las llamadas a los responsables de cada temática dentro del departamento).
Requisitos:
* Muy valorable Formación especializada en Secretariado de Dirección.
* Imprescindible Inglés nivel avanzado (C1-Advanced), se hará prueba de nivel.
* Excelente manejo del paquete Office.
* Experiencia en puesto similar mínima 2 años.
* Deseados conocimientos mínimos de gestión de otras plataformas digitales para gestión de contenidos y conocimiento de la organización y de funciones de comunicación corporativa.
* Incorporación inmediata.
Persona discreta, autónoma, proactiva.
Se ofrece:
- Contrato Sustitución
- Retribución Bruta Anual: según valía (22-28k).