Missió del lloc:
Donar suport transversal a l’àrea d’Administració i Finances, assegurant el correcte funcionament operatiu i logístic de les oficines, així com la gestió eficient de tasques administratives clau, compres, atenció a proveïdors i coordinació de serveis generals.
Responsabilitats principals:
1. Office Management i Serveis Generals
- Gestió i reposició d’estoc de material d’oficina, productes de neteja, consumibles i altres subministraments (Mercadona, Abacus, Celder, Amazon).
- Coordinació de comandes sota demanda de les diferents oficines
- Control i arxiu de tiquets i albarans de comandes, verificació de lliuraments.
- Coordinació de serveis de manteniment: aire condicionat, extintors, reparacions d’instal·lacions (persianes, banys...), gestió de pressupostos i seguiment de visites tècniques.
- Coordinació amb empreses de missatgeria (Nacex, correu intern SJD).
- Gestió de claus i accessos: entrega, recuperació i registre a Excel.
- Suport en la gestió de dispositius mòbils (altes de línies, entregues, configuració, seguiment d’incidències, arxiu documental).
- Coordinació de viatges i desplaçaments del personal: reserva de bitllets amb proveïdors (Renfe, Vueling, Iryo...).
- Suport Administratiu
- Revisió i escaneig de tiquets de despeses en efectiu, arxiu digital i anotació a l’Excel de caixa efectiu mensual.
- Conciliació bancària: encreuament amb extractes, verificació de tiquets i seguiment de documentació pendent.
- Descàrrega, escaneig i arxiu de factures i albarans.
- Generació d’informes comptables (ex. model 347) i verificació amb proveïdors i clients.
- Suport documental en auditories: recopilació de factures, cartes de circularització, pagaments, etc.
- Comunicació de detalls d’hores a clients quan es sol·liciti.
- Revisió de tiquets de despeses del personal i resolució de dubtes sobre fons monetaris o ajudes socials.
- Enviament de comunicacions internes relacionades amb pagaments, fons i ajuts al transport.
- Arxiu documental per a la justificació de subvencions (factures, nòmines, justificants de pagament...).
Requisits del lloc:
Formació:
- CFGS en Administració i/o estudis similars
Experiència:
- 2 anys d’experiència en posicions similars.
Coneixements i habilitats:
- Domini d’eines ofimàtiques (Excel, correu electrònic, escàner, etc.).
- Capacitat d’organització, planificació i atenció al detall.
- Habilitat per gestionar múltiples tasques simultàniament.
- Bones habilitats de comunicació oral i escrita.
- Autonomia, proactivitat i capacitat per resoldre incidències.
- Es valorarà coneixement en sistemes de gestió ERP (ex. NAV).
Idiomes:
- Català i castellà fluids (oral i escrit).