El Ejecutivo/a de Grupos & Eventos es el responsable de coordinar y gestionar todos los aspectos relacionados con la organización de grupos y eventos en el hotel. Sus tareas combinan habilidades comerciales, administrativas, operativas y de atención al cliente. Trabaja en estrecha colaboración con los diferentes departamentos del hotel para garantizar el éxito de cada uno de los grupos & eventos, dependiendo directamente del director/a de grupos & eventos.
Gestión de las reservas de grupos
* Dar respuesta a las solicitudes de eventos y grupos antes de transcurrir 24 h laborables, utilizando al cliente.
* Seguimiento de la propuesta enviada al cliente a las 24 h, 48 h, … para conseguir la mayor ratio de conversión posible.
* Negociación de las tarifas y condiciones de contratación con el cliente.
* Confirmar y bloquear espacio en el sistema operativo.
* Elaboración de órdenes de servicio detalladas.
* Distribuir la información plasmada en las órdenes de servicio a todos los departamentos del hotel.
* Elaborar planning mensual con el detalle de todos los grupos & eventos confirmados. semanalmente y distribuirlo, junto con las órdenes de servicio, a todos los departamentos del hotel.
* Revisar los montajes de las salas, asignación de habitaciones, … liderar una reunión semanal con los jefes de cada uno de los departamentos del hotel donde se revisarán los detalles de cada uno de los grupos.
Relación con el cliente
* Ser el punto principal de contacto con el cliente: antes, durante y después.
* Supervisar la ejecución del evento y resolver imprevistos.
Post-evento
* Verificar la correcta facturación y cierre del evento.
* Recopilar el feedack del cliente.
* Actualizar la base de datos (número de eventos, ingresos generados, …)
Atención al cliente
* Conocimiento de los softwares de gestión hotelera (ACI, Opera, o similar)
Técnico
* Grado en hostelería o turismo, o similar.
* Control sobre las aplicaciones de Microsoft Office.
* Comprensión comercial y habilidades de venta.
* Orientación hacia el cliente y el logro de objetivos financieros.
* Competencia en múltiples idiomas, con énfasis en español e inglés, y otros idiomas.
Personal
* Presentación impecable y alta atención al cuidado.
* Experiencia mínima de 1-2 años como ejecutivo de grupos y eventos.
* Orientación al servicio, don de gentes.
* Orientación al cliente, buscar la excelencia en el servicio.
* Excelente comunicación verbal y escrita Ingles / español / catalán. Se valorarán otros idiomas.
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