EXECUTIVE ASSISTANT
Desde Paul Marlex estamos colaborando con un reconocido despacho de abogados, que actualmente se encuentra en búsqueda de una Secretaria de Dirección para dar soporte directo a varios socios y sus equipos.
¿Cuál será tu misión en la empresa?
Dar soporte integral a 3 socios (áreas Mercantil, Litigación y TMT), asegurando el correcto funcionamiento administrativo, organizativo y operativo del día a día.
• Gestión y seguimiento de agendas complejas (reuniones, plazos, viajes, eventos)
• Organización de viajes (búsqueda, reservas, coordinación logística)
• Soporte en procesos de facturación y seguimiento de cobros
• Preparación, formateo y revisión de documentación en Word (plantillas de despacho)
• Manejo de Excel (tablas dinámicas, control de datos, soporte administrativo)
• Elaboración de presentaciones en PowerPoint
• Gestión de bases de datos y actualización de contactos
• Búsqueda de información de sociedades y apoyo documental
• Envío de documentación (DocuSign, burofax, correo certificado, escaneo)
• Organización y preparación de reuniones, congresos y eventos (nacionales e internacionales)
• Control de notas de gastos e imputación a clientes
• Envío de recordatorios de cobro a clientes (follow-up)
• Coordinación con equipos internos y soporte transversal a abogados un sistema de gestión de stock e inventario.
¿Qué te podemos ofrecer?
• Salario fijo
• Contrato indefinido
• Horario: De lunes a jueves: 9h – 14h y 14.30h – 18h
Viernes: de 9:30h – 14:30h (guardias puntuales un viernes cada 5 semanas)
Flexibilidad para gestiones personales.
• Modalidad híbrida (1 viernes de teletrabajo cada 2)
• Pertenecer a una empresa consolidada líder en su sector
• Entorno profesional, dinámico y exigente.
¿Qué necesitamos de ti?
• Formación en Secretariado de Dirección, Administración o similar
• Experiencia mínima de 4 años en posiciones similares, preferiblemente en despachos profesionales
• Nivel alto de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Imprescindible.
• Nivel de inglés y catalán alto (imprescindible)
• Se valorará conocimiento de alemán
• Persona altamente organizada, resolutiva y con atención al detalle
• Capacidad para trabajar bajo presión y gestionar múltiples prioridades
• Perfil colaborativo, con fuerte orientación al trabajo en equipo
• Proactividad, actitud positiva y ganas de aprender
• Capacidad para coordinar múltiples interlocutores (socios y equipos)