MISIÓN:
Colaborar con la Dirección General y los miembros del Comité Ejecutivo, dando soporta a sus actividades de relación, coordinación, organización y mediación transversal, garantizando su correcta gestión
RESPONSABILIDADES:
1. Asumir las tareas de secretariado de la Dirección General de Cardif España.
- Organizando, optimizando y planificando la agenda del Director General: viajes, almuerzos, reuniones, etc., de acuerdo con las pautas marcadas por el propio Director General
- Agendando reuniones/calls/vídeos/almuerzos/cenas
- Ayudando a la Dirección General a controlar su agenda y a cumplirla; advirtiéndole con antelación de sus compromisos, en especial cuando sean atípicos por horario, importancia, naturaleza o lugar.
- Organizando los viajes, comidas o eventos; encargándose de la reserva y obtención de billetes de medios de transporte, de la reserva de hoteles, de la reserva de restaurantes, de locales, condiciones sanitarias, taxi, etc.; todo ello de acuerdo con los procedimientos que existan al respecto en cada momento.
- Planificación y organización de los viajes de los ejecutivos en visita, así como la recepción y acompañamiento de los mismos durante su estancia.
- Gestionando (atendiendo, traspasando, efectuando) las llamadas entrantes o salientes de la Dirección General, de acuerdo con las instrucciones recibidas
- Gestionando (redactando, paginando, archivando) el correo entrante o saliente de la Dirección General, incluido el correo electrónico, de acuerdo con las instrucciones recibidas
- Organizando en la práctica del día a día la participación necesaria de la Dirección General en circuitos operativos, tales que firmas, aprobación de documentos, etc.
- Redactando documentos profesionales que le puedan ser encomendados por la Dirección General; en su caso, efectuando traducciones encomendadas por la Dirección General, entre los idiomas castellano, francés e inglés.
- Proporcionando apoyo logístico general a la Dirección General, como por ejemplo gestiones relacionadas con la obtención de material de oficina, gestiones sobre el vehículo de empresa de la Dirección General, gestiones sobre las herramientas informáticas o de comunicación a disposición de Dirección General, etc.
2. Asegurar la gestión de información de la Dirección General.
- Organizando el archivo físico y el archivo informático de la Dirección General; manteniendo un sistema de registro que permita la recuperación de todo documento en cualquier momento posterior a su archivo
- Preparando, o en su caso garantizando la obtención, del orden del día de las reuniones que organice o a las que asista la Dirección General ; obteniendo, organizando y en su caso difundiendo la documentación necesaria para dichas reuniones, incluido al propio Director General
- Responsabilizándose de la elaboración y difusión del cuadro de mando de la compañía; reclamando el cumplimiento de los plazos de entrega de la documentación, a tales efectos, por las áreas y los Directores; alertando a la Dirección General de cualquier retraso que no esté en su mano resolver.
- Manteniendo y actualizando la base de datos de contactos de Dirección General; para aquellos archivos electrónicos o papel que almacenen datos de carácter personal, tomando las medidas oportunas para el cumplimiento de la normativa interna de protección de datos.
3. Contribuir a la producción de la Dirección General
- Preparando, o contribuyendo a la preparación, de presentaciones encomendadas por la Dirección General
- Realizando estudios de diversa naturaleza, encomendados por la Dirección General
- Ejecutando o llevando a cabo el seguimiento de proyectos puntuales, encomendados por la Dirección General.
4. Manejar el área de viajes:
- Mantener actualizado los perfiles en la herramienta de viaje
- Formar los nuevos usuarios con la nueva herramienta de viaje
- Actualización de la politica de viaje según si es necesario
- Gestionar seguimiento, facturación y respecto del presupuesto
- Estar en coordinación con la agencia de viajes
5. Asegurar la gestión del material de oficina
- Seguimiento uso material
- Pedir reciente material según las necesidades y en acuerdo con el presupuesto del dpto. de SSGG
**Requisitos**:
- Experiência superior a 3 años en posición similar
- Español e Ingés, valorable Francés
- Excel, Word y Powerpoint avanzado
COMPETENCIAS:
- Capacidad de organización
- Capacidad de adaptación
- Atención al detalle/rigos
- Proactividad
- Capacidad de análisis
- Capacidad para diseñar y adaptar un proceso
- Networking