EXECUTIVE ASSISTANT Desde Paul Marlex estamos colaborando con un reconocido despacho de abogados, que actualmente se encuentra en búsqueda de una Secretaria de Dirección para dar soporte directo a varios socios y sus equipos.
La información a continuación detalla los requisitos del puesto, la experiencia esperada del candidato y las cualificaciones correspondientes.
¿Cuál será tu misión en la empresa? Dar soporte integral a 3 socios (áreas Mercantil, Litigación y TMT), asegurando el correcto funcionamiento administrativo, organizativo y operativo del día a día.
• Gestión y seguimiento de agendas complejas (reuniones, plazos, viajes, eventos) • Organización de viajes (búsqueda, reservas, coordinación logística) • Soporte en procesos de facturación y seguimiento de cobros • Preparación, formateo y revisión de documentación en Word (plantillas de despacho) • Manejo de Excel (tablas dinámicas, control de datos, soporte administrativo) • Elaboración de presentaciones en PowerPoint • Gestión de bases de datos y actualización de contactos • Búsqueda de información de sociedades y apoyo documental • Envío de documentación (DocuSign, burofax, correo certificado, escaneo) • Organización y preparación de reuniones, congresos y eventos (nacionales e internacionales) • Control de notas de gastos e imputación a clientes • Envío de recordatorios de cobro a clientes (follow-up) • Coordinación con equipos internos y soporte transversal a abogados un sistema de gestión de stock e inventario.
¿Qué te podemos ofrecer? • Salario fijo • Contrato indefinido • Horario: De lunes a jueves: 9h – 14h y 14.30h – 18h Viernes: de 9:30h – 14:30h (guardias puntuales un viernes cada 5 semanas) Flexibilidad para gestiones personales.
• Modalidad híbrida (1 viernes de teletrabajo cada 2) • Pertenecer a una empresa consolidada líder en su sector • Entorno profesional, dinámico y exigente.
¿Qué necesitamos de ti? • Formación en Secretariado de Dirección, Administración o similar • Experiencia mínima de 4 años en posiciones similares, preferiblemente en despachos profesionales • Nivel alto de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). xpzdshu
Imprescindible.
• Nivel de inglés y catalán alto (imprescindible) • Se valorará conocimiento de alemán • Persona altamente organizada, resolutiva y con atención al detalle • Capacidad para trabajar bajo presión y gestionar múltiples prioridades • Perfil colaborativo, con fuerte orientación al trabajo en equipo • Proactividad, actitud positiva y ganas de aprender • Capacidad para coordinar múltiples interlocutores (socios y equipos)