Ubicación: Barcelona
Modalidad: Remoto, con posibilidad de acudir algunos días puntuales a la oficina
Tipo de contrato: Jornada completa (Flexibilidad horaria)
Sobre el puesto
Buscamos un/a Asistente Administrativo/a de Proyectos para dar soporte al Departamento de EU Institutions, el área encargada de gestionar servicios y proyectos con diversas instituciones europeas.
Trabajarás junto a un equipo de más de 300 consultores distribuidos en proyectos internacionales, asegurando que los procesos administrativos se ejecuten con precisión, rapidez y conforme a los estándares exigidos por los organismos de la Unión Europea.
Tu rol será esencial para mantener la información administrativa organizada, actualizada y lista para su uso inmediato.
Responsabilidades principales
Gestionar y consolidar timesheets, facturas y documentación administrativa de consultores y freelancers.
Completar y mantener Excel avanzados de control, seguimiento y reporting.
Cargar, depurar y validar información para reportes internos y documentación solicitada por los clientes europeos.
Gestionar y actualizar portales y plataformas de instituciones de la UE, asegurando exactitud y consistencia.
Coordinar la comunicación con consultores, partners y freelancers, garantizando respuestas claras y oportunas.
Dar seguimiento al ciclo administrativo completo, anticipando incidencias y proponiendo soluciones eficaces.
Mantener el orden, la trazabilidad y el cumplimiento documental requerido en proyectos con instituciones europeas.
Dominio avanzado de Microsoft Excel.
Experiencia gestionando volúmenes altos de información y trabajando con plazos muy ajustados.
Inglés B2, con capacidad para hablar y escribir con total seguridad en contextos profesionales e internacionales.
Se valorará experiencia previa en entornos administrativos, proyectos internacionales o relación con instituciones públicas/europeas.
Excelente organización y atención extrema al detalle.
Capacidad para priorizar múltiples tareas en entornos de alta exigencia.
Proactividad y autonomía para anticipar y resolver problemas.
Comunicación clara, competente y efectiva, tanto oral como escrita.
Adaptabilidad ante cambios de procesos, prioridades y herramientas.
Espíritu colaborativo y orientación al trabajo en equipo.
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